Muutosjohtaminen ei ole enää ”nice to have” vaan ”must have”

Viime vuosina muutosjohtaminen on noussut yhä useammin esiin organisaatioiden keskusteluissa. Enenevä määrä yrityksiä alkaa herätä siihen, että pelkkä muutoksen projektointi ei riitä – vaan sen onnistunut läpivienti vaatii suunnitelmallista organisaation muutoksen johtamista.

Kun toimintaympäristöt muuttuvat nopeasti ja työn tekemisen tavat kehittyvät, organisaatioiden kyky johtaa muutosta nousee kriittiseksi kilpailutekijäksi.

Oma matkani muutosjohtamisen parissa alkoi 2000-luvun alussa Nokialla. En silloin noudattanut muodollista muutoksenjohtamisen viitekehystä, mutta jälkeenpäin olen ymmärtänyt, että tein jo monia oikeita asioita – tosin pienemmässä mittakaavassa.

Sittemmin vuosia on vierähtänyt ja kokemusta karttunut eri toimialoilta ja erilaisista projekteista. Käytännön kokemuksen rinnalla myös teoreettiset mallit ovat tulleet tutuiksi: esimerkiksi Prosci ADKAR® -malli, joka keskittyy ihmisten johtamiseen muutoksessa, sekä Kotterin malli, joka painottuu organisaatiotason muutoksen johtamiseen. Nämä mallit jäsentävät muutoksen vaiheiksi ja auttavat kohdistamaan toimenpiteet oikeaan aikaan ja oikeille kohderyhmille. Oman kokemukseni mukaan on tärkeätä huomioida kummatkin näkökulmat.

Muutosjohtaminen on strategian toteuttamista ihmisiä tukemalla

Mitä muutosjohtaminen sitten on ja miten se tulisi huomioida projekteissa? Millaisia keinoja meillä on tukea ihmisiä muutoksessa?

Muutosjohtaminen on systemaattinen lähestymistapa, jonka avulla organisaatio tukee yksilöitä muutoksen läpiviennissä. Sen ytimessä on ihmisten johtaminen – tavoitteena auttaa heitä ymmärtämään, hyväksymään ja omaksumaan muutos osaksi arkea. Todellinen muutos tapahtuu vasta, kun ihmisten ajattelu ja toimintatavat muuttuvat.

Muutosjohtaminen auttaa vastaamaan kysymyksiin, kuten

• Miksi muutos tehdään?
• Keneen muutos vaikuttaa ja miten se muuttaa työtapoja ja arkea?
• Miten muutos juurrutetaan osaksi päivittäistä toimintaa?
• Miten mittaamme muutoksen juurtumista?

Miten projektit liittyvät muutosjohtamiseen?

Projektit ovat konkreettisia välineitä, joilla yrityksen strategian vaatimia muutoksia toteutetaan. Projektinhallinta ja muutosjohtaminen tulisi suunnitella yhdessä, jotta tekninen toteutus ja ihmisten muutosprosessi kulkevat rinnakkain. Projektisalkun johtaminen tarjoaa rakenteen, resurssit ja aikataulun muutoksen suunnitteluun, toteutukseen ja juurruttamiseen. Projektit eivät ole vain teknisiä toteutuksia – ne ovat muutoksen mahdollistajia ja siksi muutoksen johtaminen tulee sitoa osaksi projektia.

Hyvin johdettu projekti vie muutoksen käytäntöön. Se toimii sillanrakentajana strategian ja arjen välillä varmistaen, että muutos ei jää suunnitelmaksi vaan toteutuu osaksi organisaation toimintaa.

Kun projektit epäonnistuvat, vaikutukset ulottuvat suoraan strategian toteutumiseen ja siten koko yrityksen tulevaisuuteen. Muutosjohtaminen on verrattain pieni investointi verrattuna siihen, mitä yritys voi menettää, jos muutosta ei johdeta systemaattisesti ja ihmislähtöisesti.

Muutosta johtamalla saavutetaan tavoitellut hyödyt

Eri lähteiden (muun muassa McKinsey, Talouselämä, Gartner) mukaan noin 70 % tai enemmän projekteista epäonnistuu saavuttamaan tavoitellut hyödyt, mutta systemaattisella muutosjohtamisella onnistumisprosentti voi nousta merkittävästi. Gartnerin mukaan projektien epäonnistumisen taustalla on usein se, että muutos nähdään vain teknisenä tai organisatorisena toimenpiteenä, eikä siihen liity ihmisten käyttäytymisen ja sitoutumisen johtamista.

Hyvä muutosjohtaminen ei kuitenkaan ole pelkkää suunnittelua – se on ihmisläheistä, osallistavaa ja valmentavaa tekemistä, jossa vuorovaikutus on kaiken ytimessä. Muutos toteutuu ihmisten ajattelun ja toiminnan kautta. Siksi meidän on johdonmukaisesti vaikutettava siihen, että ihmiset omaksuvat uuden suunnan ja alkavat toimia sen mukaisesti.

Aloita luomalla ymmärrys muutoksen välttämättömyydestä

Onnistunut muutos alkaa kiireellisyyden tunteen luomisesta ja ymmärryksen herättämisestä siitä, miksi muutos on välttämätön – tämä on yksi Kotterin ”Kahdeksan vaiheen muutosprosessin” keskeisistä periaatteista. Myös muut organisaation muutoksen johtamisen mallit alkavat muutoksen tunnistamisesta, mutta Kotter korostaa erityisesti kiireellisyyden luomista muutoksen eteenpäin viemisessä.

Muutoksen tarpeen tunnistamisen jälkeen

1. määritellään visio: suunnan näyttävä tulevaisuuskuva
2. määritellään tavoitteet: konkreettinen päämäärä muutokselle
3. määritellään mittarit: muutoksen onnistumisen seuranta
4. laaditaan kohderyhmäanalyysi: keneen muutos vaikuttaa ja miten
5. luodaan muutoksen johtamisen suunnitelma: toimenpidesuunnitelma, joka ohjaa viestintää, sitouttamista ja tuen tarjoamista eri ryhmille muutoksen eri vaiheissa.

Seuraavaksi on tärkeää perustaa muutoksen ydinryhmä, joka tukee muutosta ja vie sitä eteenpäin. Ryhmän tulisi koostua sekä johdon edustajista että henkilöistä, joiden rooleihin muutos vaikuttaa suoraan. Näin varmistetaan, että päätöksenteko on linjassa strategian kanssa ja että käytännön näkökulmat tulevat huomioiduiksi.

Ryhmää muodostettaessa on tärkeää varmistaa, että jäsenet ovat motivoituneita ja kykenevät tarkastelemaan tavoitteita koko organisaation näkökulmasta – eivät vain oman tiimin tai yksikön etujen kautta.

Johda tarkkaillen, varmista juurtuminen

Kun muutos on saatu suunniteltua ja resursoitua, muutosta pitää johtaa määrätietoisesti. On tärkeätä varmistaa, että suunnitelma etenee ja ihmiset pysyvät mukana. Samalla pitää tarkkailla ympäristöä ja olla valmis muokkaamaan suunnitelmaa, mikäli tilanne muuttuu. Lisäksi on tärkeätä sekä tehdä korjaavia toimenpiteitä ajoissa että juhlistaa ja palkita onnistumisia näkyvästi.

Kun projekti on saatu maaliin ja ihmiset näyttävät toimivan uuden mallin mukaisesti, moni ajattelee työn olevan tehty. Todellisuudessa tässä vaiheessa työ vasta varmistetaan: jotta muutos juurtuu pysyvästi arkeen eikä lipsahdeta takaisin vanhoihin tapoihin, muutoksen johtamista on jatkettava niin kauan, kunnes ei ole enää vaaraa palata entiseen.

Onko kenelläkään varaa jättää muutosta johtamatta?

Muutosjohtaminen ei ole enää vain ”nice to have” – se on ”must have”. Projektit tarjoavat erinomaisen alustan muutoksen toteuttamiseen, mutta niiden onnistuminen edellyttää, että muutosjohtaminen on integroitu osaksi projektin suunnittelua ja toteutusta.

Vastaus otsikon kysymykseen kuuluu: ei, kenellekään ei ole varaa jättää muutosta johtamatta. Muutoksen johtaminen on se keino, jolla yrityksen strategia ei jää vain puheen ja suunnittelun tasolle, vaan strategia ja sillä tavoitellut hyödyt saadaan oikeasti tapahtumaan.

Haluatko syventää aihetta käytännön esimerkkien kautta?

Jatkamme aihetta 10.11. järjestettävässä webinaarissa Projektien onnistuminen ratkaistaan muutoksen johtamisessa. Webinaarissa Anne Groot ja Markku Aarni avaavat, mitä käynnissä oleva muutos oikeasti vaatii organisaatiolta ja johtamiselta, miten muutoksen luonne tunnistetaan ja miten muutosjohtaminen tuodaan osaksi projektia jo alusta lähtien.

 Ilmoittaudu mukaan webinaariin