3 + 1 vinkkiä projektinhallintaan tekoälyn aikakaudella

Miten tekoäly vaikuttaa projektinhallintaan nyt? Entä miten projektitoiminta muuttuu tekoälyn myötä myöhemmin tulevaisuudessa?

Tätä aihetta projekti- ja muutosjohtamisen konsultti Virpi Elers ja kokenut IPMA C-, PRINCE2- ja SAFe-sertifioitu hankejohtaja Kati Lehmuskoski käsittelivät 4.9.2026 pitämässämme Projektinhallinta tekoälyn aikakaudella -webinaarissa.

Kokosimme tähän artikkeliin nopeat vinkit webinaarin opeista. Tarkemmin aiheeseen voit syventyä katsomalla webinaarin tallenteen.

Nostimme alle myös osallistujien näkemyksiä ja kokemuksia, joita he jakoivat webinaarin chatissa ja Howspace-työtilassa.

1. Tekoäly ei ole ensisijaisesti työkalu, vaan toimintatapojen muutos

Saatte tekoälyhankkeista suurimmat hyödyt, kun ette lähesty asiaa työkalujen kautta, vaan mietitte ensin, mitä ongelmia haluatte ratkoa tai prosesseja kehittää.

Muistakaa myös, ettei mikään teknologia tuo hyötyjä yksinään, jos työskentelytavat eivät muutu. Saattekin siis parhaat tulokset yhdistämällä tekoälyn päivitettyihin tai uutena kehitettyihin toimintatapoihin ja prosesseihin.

Pitäkää myös huolta, että toimintatavat ovat yhtenäiset eri henkilöiden ja toimintojen välillä. Yhteiset projektimallit, tietolähteet ja toimintatavat luovat pohjan yhteisille agenteille ja automaatiolle.

Jos teidän organisaatiossanne on rakentamatta jaetut toimintatavat ja olette kyllä hahmotelleet projektimallia, mutta ette ole saaneet vietyä sitä käytäntöön, muotoilemme kanssanne toimintamallit ja prosessit kuntoon.

”Jos organisaatio on hyvin yksilö- tai projektikeskeinen, pitää alkaa luomaan yhteisiä perusprosesseja, jotta roolitukset sekä päätöksenteko projekti- ja salkkutasolla on hahmotettavissa. Mutta olipa taso mikä tahansa nyt, kehittämisen äärelle kannattaa istuttaa yhdessä liiketoiminta, ICT ja PMO. Nämä pystyvät yhdessä menemään vauhdilla eteenpäin!”

2. Projektipäällikön rooli muuttuu perustavanlaatuisesti

Jatkossa projektipäällikön työaika kuluu dokumenttien tulkintaan, arviointiin ja hyödyntämiseen, ei niiden tuottamiseen. Keskeisimmäksi osaamiseksi nouseekin liiketoiminnan tavoitteiden ymmärtäminen ja niiden yhdistäminen tekniseen toteutukseen.

Lisäksi projektipäälliköiden pitää jatkossa osata johtaa ihmisten lisäksi tekoälyagentteja.

3. Agentit voivat hoitaa yhä suuremman osan projektin rutiinitöistä

”Käytän tekoälyä jatkuvasti projektinhallinnan ja PMO-toiminnan tehostamiseen. Arvioin, että tuottavuuteni on lisääntynyt 50 % tekoälyn ansiosta.”

Suurimpia hyötyjä tekoäly tuo automatisoimalla rutiinit ja analysoimalla suuria tietomääriä. Erityisen paljon potentiaalia sillä on tilanneraporttien koostamisessa, ennakoinnissa ja päätöksenteon tukemisessa.

Näin tekoäly tukee myös siirtymistä reaktiivisesta ongelmien ratkomisesta ennakoivaan johtamiseen.

Yksinkertaiset apurit voivat auttaa yksittäisissä tehtävissä, kuten raporttien laatimisessa. Kehittyneemmät agentit voivat hakea tietoa useista järjestelmistä, analysoida aineistoa ja tuottaa valmiita dokumentteja.

Tulevaisuudessa useista agenteista koostuvat kokonaisuudet voivat hoitaa merkittäviä osia projektinhallinnan prosesseista.

Apureissa ja agenteissa voi määritellä, mitä tietoja ja tiedostoja ne saavat käyttää.

Webinaarin tallenteesta näet demon, jonka Virpi ja Kati esittelivät rakentamastaan agentista.

”Olen itse rakentanut agentin sisäiseen käyttöön, eli kaikista projekteista koostettiin automaattisesti viikoittaiset yhteenvedot Sharepoint-intranettiin. Tämä säästi valtavasti aikaa verrattuna siihen, että jokainen projektipäällikkö työstäisi manuaalisesti oman projektinsa yhteenvedon.”

+ 1 Ihmistä tarvitaan edelleen

Projektipäällikön täytyy pitää mielessään, ettei tekoäly ymmärrä kaikkea kontekstia. Esimerkiksi ihmisten väliset jännitteet, epävarmuudet ja niin sanotut hiljaiset signaalit jäävät edelleen projektipäällikön havaittavaksi.

Menestyvät projektiorganisaatiot ovatkin niitä, jotka oppivat yhdistämään ihmisten osaamisen ja tekoälyagenttien kyvykkyydet.

”Koska projektipäällikön rooli on johtamisrooli, johtajan täytyy erityisesti miettiä mihin aikansa käyttää, jotta tiimillä on mahdollisuudet onnistua. Siksi tekoälyllä säästettyä aikaa kannattaa käyttää ihmisten johtamiseen.”