Silta Oy
Silta Oy rakensi IQIn avulla muutosjohtamisen mallin osaksi tuttua projektijohtamismallia
Silta Oy toimittaa keskisuurille ja suurille suomalaisille yrityksille palkanlaskentapalvelua. Sen asiakkaita ovat muun muassa ABB, Otava ja Volvo. Yhteensä yli 100 000 suomalaista saa palkkansa Sillan kautta.
Silta halusi kehittää projektijohtamismalliaan rakentamalla sen osaksi muutosjohtamisen mallin. Yhteistyö käynnistyi aikanaan Kumuran kanssa, joka on sittemmin yhdistynyt osaksi IQIä.
”Asiakkuus kanssamme alkaa haltuunottoprojektilla, joka sisältää sekä palkkajärjestelmän että palkkapalvelun käyttöönoton. Asiakkuuden alussa kulkevat vierekkäin siis tekninen ja ihmisiä koskettava projekti, jotka ovat keskenään hyvin erilaiset.”
Tanja Tuukkanen
Head of PMO
”Asiakkaallamme tapahtuvien muutosten lisäksi myös Sillan asiantuntijat ovat haasteen edessä. Heidän täytyy oppia asiakaskohtaiset ratkaisut, kuten palkanlaskennan prosessit ja työehtosopimukset, joita tehdään koko ajan enemmän paikallisina ratkaisuina.”
Sillalla on ollut yli 10 vuotta käytössä IQIn ABC Projektijohtamismalli, joka on toiminut hyvin. Tuukkasesta on tärkeää, että muutosjohtamisen malli rakennettiin osaksi tuttua, toimivaa projektimallia.
”Näin muutosjohtaminen tulee osaksi projekteja, ei erilliseksi kokonaisuudeksi. Pystymme tekemään hyvin teknisen toteutuksen sekä huomioimaan ihmiset muutoksessa, jonka palkkapalvelun vaihdos aiheuttaa.”
IQIn asiantuntijana Sillan kanssa toimi johtava konsultti Virpi Elers, joka on suorittanut muutosjohtamisen Prosci ADKAR® -sertifioinnin. Tuukkanen tunnistaa konsultoinnin arvon siinä, että muutosjohtaminen saatiin vietyä käyttöön asti.
”Virpillä oli tuntemusta muutosjohtamisen teoriasta, ja Virpin ansiosta saimme lisättyä konkreettisia muutosjohtamisen elementtejä projektin eri vaiheisiin”, Tuukkanen kiittää.
Vuorovaikutteiset työpajat rakensivat muutosmallista juuri Sillalle sopivan
Silta rakensi muutosjohtamisen mallin neljässä työpajassa, joissa syntyi seuraavaa:
- Toimivaan ja Sillan tarpeisiin kehitettyyn projektijohtamismalliin linkitetty muutosjohtamisen malli ja kyvykkyys tukea ihmisiä paremmin muutoksessa.
- Muutoksen haastavuuden arviointi, joka vastaa projektijohtamismallin ABC-luokitusta.
- Muutoksen vaikutusten arviointilomake ja mittaamistapa muutoksen johtamisessa onnistumiseen.
- Päivitetyt projektinhallinnan dokumentit.
- Roolien määrittely ja selkeytetyt vastuut, jotta tiedetään, kenen kannattaa osallistua projekteihin.
Näiden lisäksi Sillalla kehitettiin viestintäsuunnitelmaa ja projektihallintajärjestelmän ositusta, johon lisättiin tehtävätasolle muutosjohtamisen elementtejä.
”Työpajojen välissä teimme Virpin antamia välitehtäviä, jotka hän jakoi meille virtuaalisessa Howspace-työtilassa. Välitehtävien avulla pohdimme asioita sisäisesti ja työstimme niitä eteenpäin seuraavaa työpajaa varten”, Tuukkanen kertoo.
”Suunnittelin työpajat vuorovaikutteisiksi, ja Sillan projektitekijät ja palvelumanagerit osallistuivat niihin aktiivisesti tuoden esiin omia näkemyksiään ja kokemuksiaan. Tämän ansiosta saimme aikaan muutosmallin, joka palvelee juuri Sillan tarpeita.”
Virpi Elers
Muutosjohtamisen konsultti
Muutosmalli on erottuvuustekijä, joka sitouttaa omaakin henkilöstöä
Muutosjohtamiseen panostaminen hyödyttää Sillan asiakkaita. Tuukkanen kuvailee muutosjohtamisen olevan niin sanotusti pinnalla monessa organisaatiossa. Silta voi nyt todistaa, että he osaavat huomioida projekteissa myös ihmiset ja huomiointiin on selkeä malli.
”Palkkapalvelun ottaminen Sillalta on enemmän kuin tekninen ratkaisu. Tämä on noussut esiin myös myyjiemme käymissä keskusteluissa. Meidän kanssamme projekti ei pääty käyttöönottoon, vaan mallin ansiosta uuden toimintatavan juurruttaminen asiakkaan arkeen jatkuu onboarding-vaiheessa.”
Sen lisäksi, että Silta voi auttaa asiakkaitaan viemään muutosta eteenpäin heidän organisaatioissaan, myös Sillan sisäisesti saamat hyödyt ovat merkittävät. Muutosjohtamisen malli tehtiin erityisesti asiakasprojekteihin, mutta sitä voi hyödyntää myös kaikissa sisäisissä projekteissa. Yhteistyö on tehostunut ja asiakkaalle viestiminen helpottunut.
”Projektimme kestävät tyypillisesti 6–12 kuukautta, joskus pidempäänkin. Muutosjohtamisen malli on parantanut projektitoimintaamme ja asiakastoimitustemme laadukkuutta”, Tuukkanen kertoo.
”Sisäisesti muutosjohtamisen huomiointi on auttanut henkilöstöämme sitoutumaan projekteihin, mikä luonnollisesti nostaa asiakkaamme saaman palvelun laatua. Omilta tiimiläisiltäni onkin tullut palautetta, että tämä tuli tarpeeseen ja olisi ollut hyvä tehdä jo aikaisemmin”, Tuukkanen naurahtaa.