Oletko kyllästynyt Excel viidakkoon – olisiko Power BI sopiva ratkaisu?
Useissa organisaatioissa hyödynnetään Exceliä säännöllisessä raportoinnissa. Excel on työkaluna helppokäyttöinen ja vapaasti muokattava, mutta sen käyttö aiheuttaa usein runsaasti manuaalista työtä. Power BI on Microsoftin helppokäyttöinen ja ketterä raportointi- ja analysointityökalu, jolla voidaan hakea, yhdistellä ja visualisoida dataa useista eri tietolähteistä. Haastattelimme aiheeseen liittyen asiantuntijaamme Tero Ramua, jolla on useiden vuosien asiantuntemus business intelligence ratkaisuista. Jatka lukemista, niin kerromme vielä hieman tarkemmin Power BI:stä ja sen käyttömahdollisuuksista.
Mikä on Power BI?
Power BI on Microsoftin kehittämä pilvessä toimiva business intelligence työkalu eli raportoinnin ja analytiikan ratkaisu. Sen avulla on mahdollista hakea, yhdistellä ja visualisoida dataa useista eri tietolähteistä, kuten järjestelmistä, tiedostoista ja pilvipalveluista tai vaikka sosiaalisesta mediasta.
Microsoftin Power BI on monipuolinen raportoinnin ja analysoinnin työkalu ja siksi se on yksi yleisimmistä yritysten käyttämistä BI-ratkaisuista.
Mihin ja kenen käyttöön Power BI soveltuu?
Power BI soveltuu monipuolisesti erilaisten ja erikokoisten organisaatioiden raportointi- ja analysointitarpeisiin. Sen käyttö vaihtelee laajasti jopa yksittäisen henkilön käytöstä suuriin organisaatioihin.
Power BI soveltuu monen käytettäväksi eikä välttämättä vaadi kokenutta IT-asiantuntijaa tekemään raportteja. Hyvällä perehdytyksellä raporttien tuottaminen onnistuu siinä missä Excel–raportointikin. Säännöllisessä raportoinnissa Power BI:n avulla tehty raportointi säästää käyttäjän aikaa, kun raportointipohja laaditaan vain kerran. Toisaalta Power BI:tä voidaan hyödyntää myös yksittäisten ad hoc -selvitysten tekemiseen helpommin kuin perinteisiä raportointiratkaisuja.
Useimmissa organisaatioissa voi olla tarpeen tehdä asiantuntijan toimesta valmiiksi Power BI -järjestelmään tietomalli, jonka pohjalta esimerkiksi analyytikot ja controllerit voivat muodostaa eri tarpeisiin raportteja.
Millaista osaamista Power BI:n käyttö vaatii?
Power BI:n peruskäytön oppiminen ei vaadi käyttäjältä erityistä teknistä osaamista. Mikäli käyttäjä tuntee Excelin perusteet, on Power BI ohjelmistoa helppo oppia käyttämään. Keskeistä on ymmärtää, mitä raportoinnilla ja analysoinnilla halutaan saavuttaa.
Alkuun pääsemiseksi on suositeltavaa sekä hyödyntää sopivia koulutuksia että tarvittaessa ottaa toteutukseen mukaan ulkopuolinen konsultti tai useita konsultteja, mikäli kyseessä on suuri kokonaisuus. Kouluttautumalla voi säästää useita työpäiviä, kun löytää heti keskeiset toiminnallisuudet. Hyödyntämällä ulkoista konsulttia tekniseen toteutukseen on mahdollista itse keskittyä varmistamaan, että ratkaisu vastaa oikeaan tarpeeseen.
Mitä Power BI maksaa?
Power BI:n käytön aloittaminen onnistuu ilmaisella Power BI Desktop -ohjelmalla, joka asennetaan paikallisesti tietokoneelle. Desktop -ohjelmalla voidaan muodostaa yhteys moniin eri tietolähteisiin sekä muuntaa ja visualisoida dataa. Ilmainen Desktop -ohjelma riittää yhdelle käyttäjälle.
Kun raportteja halutaan julkaista muille käyttäjille, tulee käytössä olla Power BI Pro -lisenssit, joiden hinta tällä hetkellä (kesäkuu 2023) on 9,40 €/hlö/kk. Suurille organisaatioille on olemassa Premium käyttäjäkohtainen lisenssi 18,70 € tai Premium kapasiteettilisenssi, alkaen 4 675,60 €/kk, jossa käyttäjärajoituksia ei ole. Ajantasaiset hinnat voit tarkastaa Microsoftin sivuilta.
Mitä Power BI toteutuksissa tulee huomioida?
Power BI toteutuksissa on tärkeää kiinnittää huomiota raportoinnin ja analysoinnin tarpeisiin. On olennaista selvittää, mitä tietoa halutaan tarkastella ja kenelle julkaistut raportit on tarkoitus näyttää. Joissakin tapauksissa saattaa olla tarpeellista rajoittaa raportin näkyvyyttä vain tietylle ryhmälle, mikäli ei haluta, että kaikki käyttäjät saavat nähdä kyseisen raportin.
Aloitettaessa uutta Power BI kokonaisuutta kannattaa hyödyntää aikaisemmista hankkeista kertynyt osaaminen ja ottaa toteutukseen mukaan kokemusta joko talon sisältä tai sopivalta kumppanilta. Tällä tavalla ei tarvitse hukata aikaa teknisten yksityiskohtien ihmettelyyn vaan voidaan keskittyä olennaiseen. Power BI -hankkeessa on suositeltavaa olla mukana myös loppukäyttäjiä, joilla on näkemystä halutuista raporteista.
Entä mitä on huomioitava teknisestä näkökulmasta?
On varmistettava, että raportin laatijalla on oikeudet kaikkiin niihin tietolähteisiin, joista tarvitaan tietoa raportin muodostamiseksi.
Voi olla tilanteita, joissa eri tietolähteistä haettaessa tietoa joudutaan muotoilemaan uudelleen raporttia varten. Esimerkiksi päivämääräkentät voidaan tarvittaessa muuttaa vuosimuotoon Power BI:n sisäisten toimintojen avulla.
Mikäli halutaan panostaa visuaaliseen ilmeeseen, on Power BI raportteja mahdollista muotoilla yrityksen ilmeen mukaisiksi. Lisäksi Power BI sisältää sisäänrakennetun mobiiliominaisuuden, jonka avulla raportteja voidaan tarkastella suoraan mobiililaitteilla. Jos mobiilikäyttö on merkittävää, on suositeltavaa suunnitella raportit alusta alkaen mobiililaitteiden käyttöön sopiviksi.