Kiinteistömaailma on käynnistänyt laajan tietojärjestelmäuudistuksen parantaakseen asiakaspalveluaan ja varmistaakseen kilpailukykynsä tulevaisuudessa. Strategisen IT-hankkeen edunvalvojana ja kumppanina toimii IQI, joka varmistaa projektinhallinnan järjestelmäuudistuksessa ja sen etenemisen hallitusti.
Kiinteistöalan digitalisaatio edellyttää nykyaikaisia työkaluja, joilla vastataan sekä kuluttajien että välittäjien muuttuneisiin tarpeisiin.
Tietojärjestelmäuudistus vastaa kiinteistöalan digitalisaation haasteisiin
Kiinteistöalan digitalisaatio on muuttanut merkittävästi kuluttajien toimintatapoja. Kiinteistömaailma tunnisti tarpeen uudistaa kymmenen vuotta käytössä olleen välitysjärjestelmänsä, jotta se vastaisi paremmin nykyajan ja tulevaisuuden vaatimuksiin.
Mika Laurikainen, Kiinteistömaailman toimitusjohtaja
”Nykyisen järjestelmän kehittäminen edelleen osoittautui lopulta mahdottomaksi. Siitä syntyi tarve kokonaan uuden tietojärjestelmäuudistuksen selvittämiselle,” Kiinteistömaailman toimitusjohtaja Mika Laurikainen kertoo hankkeen taustoista.
Tietojärjestelmäuudistuksella on keskeinen rooli Kiinteistömaailman digitaalisessa strategiassa. Kiinteistövälittäjän tärkein digitaalinen työväline on välitysjärjestelmä, jonka avulla kaikki myyntiprosessin vaiheet nopeutuvat ja tehostuvat.
Järjestelmäuudistus tuo konkreettisia hyötyjä kiinteistöalan digitalisaatiossa
Vaikka Kiinteistömaailman tietojärjestelmäuudistus on vielä kesken, sen odotetut hyödyt ovat selkeät. Merkittävä uudistus on järjestelmän mobiilikäyttö.
”Kymmenen–viisitoista vuotta sitten kaikki vielä käyttivät pöytäkoneita, mutta nyt uusi sukupolvi vaatii, että järjestelmät ovat mobiilikäytössä. Se on tärkein ominaisuus kiinteistöalan digitalisaatiossa. Lisäksi on lukuisia pieniä nyansseja, joilla myyntiprosessin käytettävyyttä hiotaan paremmaksi,” Laurikainen toteaa.
Tietojärjestelmäuudistus parantaa myös asiakaskokemusta.
”Asiakkaat saavat entistä asiantuntevampaa ja jouhevampaa palvelua. Erityisesti välittäjä saa enemmän aikaa keskittyä asiakaskohtaamiseen, kun itse järjestelmä on sujuva ja ehdottaa asioita myös asiakkaan suuntaan. Asiakas näkee omasta näkymästään, että hänen asiansa etenee, oli hän sitten ostaja tai myyjä,” Laurikainen kuvaa.
Tietojärjestelmäuudistuksen onnistumisen kannalta kriittistä on oikean kumppanin valinta ja ammattimainen IT-hankejohtaminen. Noin vuosi sitten Kiinteistömaailma vahvisti hankejohtamistaan ottamalla kumppaniksi IQI:n, jonka kanssa yritys oli tehnyt yhteistyötä aiemminkin.
”IQI:n rooli on toimia Kiinteistömaailman asiantuntijana suhteessa järjestelmätoimittajaan, osana meidän omaa tiimiämme. Heidän asiantuntijansa arvioivat yhdessä meidän tiimimme kanssa järjestelmän hyödyllisyyttä ja toimivuutta,” Laurikainen kuvaa yhteistyötä.
IQI:n varatoimitusjohtaja Hannu Vähäsaari näkee IT-hankejohtamisessa laajemman kontekstin:
”Tällaisissa tietoteknisissä hankkeissa on tietynlainen logiikka. Kiinteistömaailma on tehnyt erinomaista työtä hankkeen valmisteluvaiheessa kirkastamalla visionsa, teettämällä ulkopuolisia selvityksiä kiinteistövälittämisen tulevaisuudesta sekä arvioimalla keskeisiä prosesseja ja niiden tehostamismahdollisuuksia.”
Projektinhallinta järjestelmäuudistuksissa vaatii ulkopuolista näkökulmaa
Järjestelmäuudistukset ovat monimutkaisia hankkeita, joissa projektinhallinta vaatii usein ulkopuolisen asiantuntijan näkemystä. IQI tuo Kiinteistömaailmalle kokemusta useista vastaavista projekteista.
”Määrätietoinen vaatimustason nosto, realiteettien tuominen aikatauluihin, tietyntyyppisten oletusten kyseenalaistaminen ja vaikeidenkin kysymysten rohkea esittäminen ovat konkreettisia hyötyjä, joita IQI:n projektinhallinta järjestelmäuudistuksessa on tuonut,” Kiinteistömaailman Laurikainen tiivistää.
IQI:n Vähäsaari vertaa tilannetta kiinteistökauppaan: ”Kun ostan asunnon kerran kymmenessä vuodessa, tarvitsen siihen ammattimaisen kiinteistönvälittäjän. Kiinteistömaailmalla on vahvaa IT-osaamista, mutta he eivät jatkuvasti toteuta järjestelmäuudistuksia. Me taas teemme näitä koko ajan ja tuomme tätä kokemusta asiakkaiden hyödyksi.”
Tehokas projektinhallinta järjestelmäuudistuksissa takaa onnistumisen
IQI:n toimintatapa perustuu järjestelmälliseen projektinhallintaan, mikä on välttämätöntä laajojen tietojärjestelmäuudistusten onnistumisessa.
”Meillä on viikkotason seuranta toimittajan suuntaan ja kuukausitason seuranta, jossa myös asiakkaan johto on mukana. Näin katsomme, ovatko toimittajan lupaukset pitäneet,” Vähäsaari kertoo IT-hankejohtamisen käytännön toteutuksesta.
Tärkeä osa IT-hankejohtamista on myös ns. teknisen velan hallinta.
”Kun projekteissa on kiire, saattaa syntyä väliaikaisratkaisuja, jotka kuormittavat hanketta erityisesti loppuvaiheessa. Tämän teknisen velan välttämisessä olemme tehneet kovasti töitä yhdessä Kiinteistömaailman asiantuntijoiden ja toimittajan asiantuntijoiden kanssa,” Vähäsaari jatkaa.
Läpinäkyvyys IT-hankejohtamisessa edistää onnistumista
Vaikeidenkin asioiden nostaminen pöydälle ajoissa on kriittistä suurten tietojärjestelmäuudistusten onnistumiselle. IQI:n toimintamalliin kuuluu avoin viestintä kaikille osapuolille.
”Läpinäkyvyys on oleellista projektinhallinnassa järjestelmäuudistuksissa, samoin toimittajan avoimuus. Vaikeitakin asioita on käsiteltävä mieluiten ajoissa, ei viime hetkellä. Jos sama asia tuodaan ilmi päivää ennen eikä kuukautta ennen, se tuntuu paljon suuremmalta pettymykseltä,” Vähäsaari painottaa.
Yhteistyö IQI:n ja Kiinteistömaailman välillä on sujunut mutkattomasti.
”IQI:n konsultit, jotka ovat olleet mukana tiimissämme, ovat ammattilaisia ja tietävät, miten tällainen tietojärjestelmäuudistus tehdään. Kuvaavaa on järjestelmätoimittajan kommentti, että esimerkiksi IQI:n Hannu Vähäsaaren mukanaolo on tuonut heillekin lisää ymmärrystä omasta toiminnastaan ja nopeuttanut monia prosesseja,” Kiinteistömaailman Laurikainen kertoo.
Kiinteistöalan digitalisaatio edellyttää jatkuvaa uudistumista
Kiinteistömaailman tietojärjestelmäuudistus on esimerkki siitä, miten kiinteistöalan digitalisaatio ja perinteisillä toimialoilla panostaminen teknologiaan on välttämätöntä kilpailukyvyn säilyttämiseksi.
IQI:n kannalta toteutettu hanke vahvistaa yhtiön asemaa vaativien järjestelmäuudistusten kumppanina.
”Isossa hankkeessa asiat voivat mennä pieleen missä tahansa vaiheessa: alussa, keskellä tai lopussa. Näiden ongelmien välttämiseen ja hallintaa me tuomme mukanamme kokemusta useista hankkeista, joissa olemme olleet. Sitä osaamista olemme mielellämme tuoneet myös Kiinteistömaailman käyttöön,” Vähäsaari päättää.
