Insuring Project Success – Onnistuneiden IT-hankkeiden rakennuspalikat

Saimme tilaisuuden jakaa näkemyksiämme IT-projektien onnistumisesta Management Eventsin järjestämässä Executive Day -tapahtumassa, johon oli kutsuttu Suomen johtavia yrityspäättäjiä.

Tapahtumassa vedimme Round Table -keskustelun, jossa käytiin syvällistä ja käytännönläheistä keskustelua IT-hankkeiden suurimmista riskeistä ja keinoista hallita niitä.

Keskustelun lähtökohtana oli ABCDE-viitekehys, joka perustuu laajaan tutkimustietoon ja IQI:n kokemuksiin suurten IT-hankkeiden riskienhallinnasta. Tämä malli auttaa tunnistamaan ja ennakoimaan haasteita jo projektin alkuvaiheessa – ja siten ehkäisemään aikataulu- ja budjettiylityksiä.

Projektin viisi kriittistä riskialuetta:

IT-hankkeen elinkaareen liittyy useita riskejä, jotka voivat merkittävästi vaikuttaa lopputulokseen. ABCDE-kehys jäsentää nämä riskit viiteen keskeiseen osa-alueeseen ja tarjoaa ratkaisuja niiden hallintaan.

A – Valmisteluvaiheen riskit:

Riskit: Puutteellinen valmistelu, liiketoiminnan vision ja tavoitteiden epäselvyys sekä lähtötietojen riittämättömyys voivat vaarantaa koko projektin suunnan.

Ratkaisu: Panosta yksityiskohtaiseen analyysiin, liiketoimintaprosessien kuvaamiseen ja selkeisiin KPI-mittareihin jo ennen projektin aloitusta. Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty.

B – Hankintavaiheen riskit:

Riskit: Ratkaisun hankintaprosessin epäonnistuminen, puutteellinen vaatimusmäärittely ja strategian heikko määrittely voivat johtaa siihen, että valittu ratkaisu ei tue liiketoiminnan tarpeita.

Ratkaisu: Hyödynnä ennalta määriteltyjä arviointikriteerejä, arkkitehtuuriperiaatteita ja proof-of-concept-testejä (PoC), jotka varmistavat oikean ratkaisun ennen lopullista päätöstä.

C – Liiketoiminnan osallistamisen riskit:

Riskit: Jos liiketoiminta ei ole aktiivisesti mukana projektin kaikissa vaiheissa, syntyy riski, että lopputulos jää irralliseksi eikä vastaa käyttäjien tarpeita.

Ratkaisu: Varmista liiketoiminnan aktiivinen osallistuminen koko projektin ajan ja löydä oikea tasapaino liiketoimintatavoitteiden ja teknisten ratkaisujen välillä.

D – Projektinhallinnan riskit:

Riskit: Epäselvä projektin omistajuus, vastuiden hajanaisuus ja heikko viestintä voivat kaataa helposti koko hankkeen.

Ratkaisu: Määrittele ohjausmallit selkeästi, keskity tehokkaaseen projektinhallintaan ja varmista jatkuva seuranta, mikä tukee hankkeen etenemistä.

E – Teknologiset riskit ja osaamisvaje:

Riskit: Tekninen velka, vanhentuneet järjestelmät ja osaamisen puute voivat kasvattaa projektin riskejä ja lisätä korjauskustannuksia merkittävästi.

Ratkaisu: Hyödynnä modernia kehitysympäristöä (CI/CD, versionhallinta), noudata arkkitehtuuriperiaatteita ja määrittele selkeät hyväksymiskriteerit.

Teoria kohtaa käytännön

Kävimme keskustelussa läpi myös todellisia esimerkkejä IQI:n toteuttamista projekteista, peilaten niitä ABCDE-kehykseen. Kokemuksemme vahvistivat sen, että nämä riskit eivät ole vain teoreettisia uhkakuvia – ne realisoituvat käytännössä ja muodostavat keskeisen ennusteen projektien mahdollisista aikataulu- ja budjettiylityksistä.

• Laajamittainen valmisteluvelka ja tekninen velka voivat aiheuttaa merkittäviä aikataulu- ja budjettiylityksiä. Eräässä hankkeessa nämä riskit realisoituivat lähes kokonaisuudessaan, mikä johti budjetin ylitykseen 150 % ja aikataulun venymiseen 100 %.
• Hankintavelan ja liiketoimintavelan hallinta voi auttaa pitämään kustannukset kurissa, mutta aikatauluhaasteet voivat silti realisoitua. Eräässä tapauksessa hyvin hoidettu hankintaprosessi piti budjetin jopa suunniteltua alhaisempana, mutta aikataulu venyi 30 % yli suunnitellun.
• Teknisen velan vaikutus näkyy erityisesti projektin loppuvaiheessa, jos sitä ei hallita ajoissa. Yhdessä projektissa hankkeen alkuvaihe oli hyvin hallittu, mutta kesälomakauden aikana off-shore-toimittaja realisoi teknisen velan, mikä johti budjetin ylitykseen 40 % ja aikataulun venymiseen 30 %.
• Kun kaikki riskit realisoituvat yhtä aikaa, hanke voi ajautua keskeytykseen. Eräässä tapauksessa valmistelu-, hankinta-, liiketoiminta-, governance- ja tekninen velka kasvoivat hallitsemattomasti, mikä johti budjetin lähes 200 % ylitykseen ja aikataulun venymiseen 100 % ennen kuin projekti lopulta keskeytettiin.

Mitä osallistujat nostivat esiin?

Alustuksen jälkeen käyty keskustelu oli vilkasta. Osallistujat jakoivat omia kokemuksiaan IT-projektien haasteista, ja esiin nousivat erityisesti seuraavat teemat:

Viestinnän merkitys – Riittämätön ja epäselvä viestintä projektin eri osapuolten välillä on yksi suurimmista sudenkuopista, joka voi johtaa epärealistisiin odotuksiin, väärinkäsityksiin ja lopulta projektin epäonnistumiseen. Keskustelussa korostui erityisesti se, että viestinnän on oltava avointa, säännöllistä ja monitasoista – sen ei tule tapahtua pelkästään projektipäälliköiden välillä, vaan sen tulee kattaa koko organisaatio ja tärkeimmät sidosryhmät.

Hyväksi havaittuja keinoja:

• Säännölliset projektikatsaukset, joissa käsitellään sekä tekniset että liiketoiminnalliset näkökulmat
• Dokumentoitu päätöksentekoprosessi, jotta kaikki osapuolet pysyvät ajan tasalla
• Viestintäkanavien ja -työkalujen yhtenäistäminen

Projektin omistajuus – Ilman selkeää omistajuutta ja vastuunkantoa projektin ohjaus voi hajota.

Kumppanivalinta ja sitouttaminen –IT-hankkeissa toimittajan valinta on yksi kriittisimmistä päätöksistä. Osallistujien kokemusten mukaan ongelmia syntyy erityisesti silloin, kun kumppanin valinta tehdään vain hinnan perusteella tai jos yhteistyösuhde jää liian pintapuoliseksi. Onnistumisen kannalta on tärkeää, että kumppani nähdään strategisena yhteistyökumppanina, ei pelkkänä resurssina.

Tilaisuus tarjosi erinomaisen mahdollisuuden vaihtaa näkemyksiä ja oppia toisiltamme. On selvää, että onnistuminen ei ole sattumaa – se rakennetaan systemaattisesti ja tietoon pohjautuen.

Blogikirjoituksen on laatinut Round Table -keskustelun vetäjänä toiminut Hannu Vähäsaari.