Asiakastietojen, asiakasviestinnän ja markkinoinnin tietosuojaseloste

Tämä tietosuojaseloste koskee IQI Success Insuring Oy:n (jäljempänä “rekisterinpitäjä”) yritys- ja yhteisöasiakkaiden ja potentiaalisten asiakkaiden yhteyshenkilöiden, edustajien ja muun henkilöstön sekä yksityisten elinkeinonharjoittajien (jäljempänä “rekisteröity”) henkilötietojen käsittelyä myyntiä, markkinointia, viestintää, palveluiden tarjoamista ja liiketoiminnan harjoittamista varten. Henkilötiedoilla tarkoitetaan tietoja, jotka suoraan tai välillisesti liittyvät tunnistettavaan tai tunnistettavissa olevaan henkilöön, kuten yritysasiakkaan työntekijään.

1. Rekisterinpitäjä

IQI Success Insuring Oy
Y-tunnus: 1923859-6
Osoite: Satamaradankatu 1, 00510 Helsinki
Sähköposti: privacy@iqi.fi

2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet

Henkilötietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin ja seuraavilla tietosuoja-asetuksen (2016/679), jäljempänä “GDPR”, 6 artiklan mukaisilla oikeusperusteilla:

Käsittelyn tarkoitus: Asiakasviestintä, asiakas- ja sopimussuhteen hallinta ja hoitaminen sekä asiakaspalvelu. Palveluiden tuottaminen, ylläpitäminen ja toimittaminen.

Oikeusperuste: 

• • Rekisterinpitäjän oikeutettu etu (GDPR 6.1.f)
  • Sopimuksen täytäntöönpano (GDPR 6.1.b), kun rekisteröity on itse sopimusosapuoli, esimerkiksi yksityinen elinkeinonharjoittaja

Käsittelyn tarkoitus: Laskutus, maksujen seuranta, perintä, taloushallinto ja kirjanpito.

Oikeusperuste:

• • Rekisterinpitäjän oikeutettu etu (GDPR 6.1.f)
  • Sopimuksen täytäntöönpano (GDPR 6.1.b), kun rekisteröity on itse sopimusosapuoli
  • Lakisääteinen velvoite (GDPR 6.1.c) koskien kirjanpitoa ja muita lakisääteisiä velvoitteita, kuten verotus

Käsittelyn tarkoitus: Asiakas- ja markkinointitilaisuuksien, tapahtumien, webinaarien ja markkinointiarpajaisten markkinointi, järjestäminen ja hallinnointi. Myynti, suoramarkkinointi ja myynnin edistäminen sekä markkinoinnin ja myynnin suunnittelu, mittaaminen ja kehittäminen.

Oikeusperuste:

• • Rekisterinpitäjän oikeutettu etu (GDPR 6.1.f)

Käsittelyn tarkoitus: Palveluiden, asiakaskokemuksen ja liiketoiminnan kehittäminen sekä asiakaspalautteen kerääminen, markkina- ja asiakastutkimusten toteuttaminen ja henkilötietojen anonymisointi tilastollisiin tarkoituksiin.

Oikeusperuste:

• • Rekisterinpitäjän oikeutettu etu (GDPR 6.1.f)
  • Suostumus (GDPR 6.1.a), arviointien ja referenssien julkaiseminen

Käsittelyn peruste: Oikeudellisiin vaateisiin vastaaminen tai niiden ajaminen.

Oikeusperuste:

• • Rekisterinpitäjän oikeutettu etu (GDPR 6.1.f)

Käsittelyn peruste: Rekisteröityjen oikeuksien toteuttaminen.

Oikeusperuste:

• • Lakisääteinen velvoite (GDPR 6.1.c)

Oikeutettu etu perustuu rekisterinpitäjän oikeuteen harjoittaa elinkeinotoimintaa, edistää liiketoimintaansa ja lisätä palveluidensa kysyntää sekä siihen, että rekisteripitäjä voi noudattaa asiakassopimusten velvoitteita ja  hoitaa asiakassuhdetta. Rekisterinpitäjä on arvioinut käsittelyn tarpeellisuutta ja oikeasuhtaisuutta suhteessa rekisteröityjen yksityisyyden ja henkilötietojen suojaan ottaen huomioon erityisesti käsittelyn b2b-luonteen, käsiteltävien tietojen tavanomaisuuden ja rekisteröityjen kohtuulliset odotukset, ja katsoo, ettei käsittely ole ristiriidassa rekisteröidyn etujen, perusoikeuksien tai -vapauksien kanssa.

Erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvien henkilötietojen käsittely

Tapahtumien, koulutusten ja tilaisuuksien järjestämisen yhteydessä voidaan käsitellä ja luovuttaa osallistujien tai ilmoittautuneiden ilmoittamia erityisruokavalioita ja ruoka-ainerajoitteita tarjoilujen järjestämiseksi sekä  tietoja esteettömyys- ja avustamistarpeista näiden huomioon ottamiseksi järjestelyissä. Lisäksi käsittelemme lääkärintodistusta (ilman diagnoositietoa), jos rekisteröity hakee maksullisen koulutuksen peruuntumisesta  maksun palautusta sairastumisen vuoksi. Tiedot voivat sisältää terveyttä koskevia tietoja tai muita erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja, jos rekisteröity itse ilmoittaa tai toimittaa tällaisia tietoja. Näiden tietojen käsittely perustuu rekisteröidyn nimenomaiseen suostumukseen (GDPR art. 9.2.a).

Sähköisen suoramarkkinoinnin lähettäminen

Lähetämme sähköistä suoramarkkinointia, esimerkiksi sähköpostilla, yrityksen tai yhteisön edustajille koskien palveluita, jotka liittyvät henkilön asemaan tai työtehtäviin. Sähköisen suoramarkkinoinnin voi kieltää milloin tahansa sähköpostiviestissä olevan peruutuslinkin kautta.

Lähetämme lisäksi sähköisiä uutiskirjeitä, jotka sisältävät markkinointia, markkinointisuostumuksen antaneille. Suostumuksen voi peruuttaa milloin tahansa sähköpostiviestissä olevan peruutuslinkin kautta.

Evästeet ja muut seurantateknologiat

Käytämme verkkosivuillamme evästeitä ja muita vastaavia teknologioita.

Sosiaalisen median yhteisösivut

Ylläpidämme eri sosiaalisen median palveluissa yhteisösivuja ja toimimme soveltuvin osin, kuten sivun kävijätietojen (ns. page insights) osalta, yhteisrekisterinpitäjänä palveluntarjoajan kanssa. Sovellamme Meta Platforms Irelandin ja LinkedIn Ireland Unlimitedin yhteisrekisterinpitäjyyttä koskevia vakioehtoja.

3. Käsiteltävät henkilötietoryhmät

Käsittelemme seuraavia henkilötietoryhmiä:

• Perustiedot, kuten nimi ja yhteystiedot (esim. sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoite), yritys tai muu yhteisö ja tehtävänimike, LinkedIn profiilitiedot, yksityisten elinkeinonharjoittajien osalta myös toiminnanharjoittajan nimi ja y-tunnus
• Asiakkuuden tiedot, kuten tilaushistoria, koulutusten ja muiden tilaisuuksien ilmoittautumis- ja osallistumistiedot, asiakasviestintä ja yhteydenotot, asiakasarvioinnit ja -palautteet, markkinointikampanjoiden tiedot, suoramarkkinointiluvat ja -kiellot
• Sopimus- ja laskutustiedot
• Evästetiedot, kuten evästeillä ja muilla vastaavilla teknologioilla kerätyt henkilötiedot
• Sosiaalisen median tiedot, kuten tykkäykset, kommentit ja viestit
• Muut rekisteröidyn itse antamat tiedot, kuten ruokavaliotiedot, esteettömyys- ja avustamistarpeita koskevat tiedot, lääkärintodistus (ilman diagnoositietoa), oppimisalustalle tallennetut tiedot ja koulutuksiin liittyviin kyselyihin annetut vastaukset

Henkilötietojen luovuttaminen rekisterinpitäjälle ei ole pakollista, mutta jos tarpeellisia tietoja ei anneta, rekisterinpitäjä ei välttämättä voi käsitellä yhteydenottoa, perustaa tai hoitaa asiakassuhdetta sen asiakasorganisaation kanssa, jonka edustaja rekisteröity on, toimittaa palveluita tai täyttää muita velvoitteitaan.

4. Tietolähteet

Henkilötietoja kerätään:

• suoraan rekisteröidyltä (esim. lomakkeet, sähköposti, tapaamiset, verkkosivuston ja palveluiden käytön yhteydessä)
• yritys- tai yhteisöasiakkaalta, johon rekisteröity liittyy (esim. hänen työnantajaltaan)
• julkisista lähteistä (esim. yritysrekisterit) ja yritys- ja yhteystietopalveluista
• yhteistyökumppaneilta (esim. koulutus.fi)

Tietojen keruussa ja käsittelyssä noudatetaan aina tietosuojalainsäädäntöä ja hyvää tietojenkäsittelytapaa.

5. Tietojen luovutus ja siirto

Tietoja siirretään rekisterinpitäjän valitsemille alihankkijoille ja palveluntarjoajille (esim. IT- ja pilvipalveluntarjoajat, CRM-, markkinointi-, viestintä- tai laskutusjärjestelmien toimittajat), jotka käsittelevät henkilötietoja lukuumme ja joiden kanssa on tehty GDPR:n mukaiset käsittelysopimukset.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa:

• yritysjärjestelyihin (esim. fuusio, liiketoimintakauppa tai -siirto) liittyen esimerkiksi järjestelyn osapuolille ja näiden neuvonantajille;
• oikeudenkäynnin tai viranomaisprosessin yhteydessä; sekä
• toimivaltaisille viranomaisille lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

Lisäksi koulutuksiin osallistumistiedot voidaan luovuttaa koulutuksen tilaajalle/työnantajalle laskutuksen oikeellisuuden varmistamiseksi.

Henkilötietoja voidaan siirtää EU:n ja ETA:n ulkopuolelle esimerkiksi silloin, kun käytämme palveluntarjoajia, joiden alihankkijoita sijaitsee EU:n ja ETA:n ulkopuolella, edellyttäen, että siirrolle on GDPR mukainen peruste. Siirto voi perustua esimerkiksi Euroopan komission riittävyyspäätökseen, EU ja Yhdysvaltojen väliseen tietosuojakehykseen vastaanottajan ollessa siihen sertifioitu, tai Euroopan komission hyväksymiin vakiolausekkeisiin ja tarvittaessa niitä täydentäviin suojatoimiin.

6. Tietojen säilytysaika

Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin se on tarpeen niiden käyttötarkoitusten toteuttamiseksi, joita varten tiedot on kerätty, tai niin kauan kuin lainsäädäntö, sopimusvelvoitteet tai oikeudellisten vaateiden laatiminen, esittäminen tai puolustaminen sitä edellyttävät.

Kun henkilötietojen säilyttämiselle ei enää ole perustetta, tiedot poistetaan tai anonymisoidaan.

7. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet:

• Oikeus saada pääsy tietoihin: Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja, sekä oikeus saada pääsy näihin tietoihin ja tietoa henkilötietojensa käsittelystä.
• Oikeus tietojen oikaisemiseen: Rekisteröidyllä on oikeus saada virheelliset tai epätarkat henkilötiedot oikaistua ja puutteelliset henkilötiedot täydennetyiksi.
• Oikeus tietojen poistamiseen: Rekisteröidyllä on oikeus pyytää henkilötietojensa poistamista, esimerkiksi, jos rekisterinpitäjällä ei ole enää käsittelyyn muuta laillista perustetta suostumuksen peruuttamisen tai käsittelyn vastustamisen johdosta.
• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen: Rekisteröidyllä on oikeus pyytää GDPR:n mukaisilla edellytyksillä henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.
• Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen: Jos käsittely perustuu suostumukseen tai sopimuksen täytäntöönpanoon, rekisteröidyllä on oikeus saada henkilötiedot, jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.
• Oikeus vastustaa käsittelyä: Rekisteröidyllä on aina oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointiin. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus vastustaa käsittelyä, joka perustuu oikeutettuun etuun, henkilökohtaiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella. Rekisterinpitäjä voi kuitenkin kieltäytyä pyynnöstä, jos käsittelyyn on huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos käsittely on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
• Oikeus peruuttaa suostumus: Rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa peruuttaa suostumuksensa, jos käsittely perustuu suostumukseen. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
• Oikeus tehdä valitus: Rekisteröity voi tehdä valituksen valvontaviranomaiselle, mikäli hän katsoo, että rekisterinpitäjä on käsitellyt hänen henkilötietojaan tämän tietosuojaselosteen tai soveltuvan lainsäädännön vastaisesti. Suomessa viranomaisena toimii Tietosuojavaltuutettu.

Rekisteröity voi saada lisätietoja oikeuksiensa käyttämisestä ja käyttää oikeuksiaan olemalla yhteydessä rekisterinpitäjään. Rekisterinpitäjän yhteystiedot ovat yllä kohdassa 1.

Oikeuksien käyttöä koskevat pyynnöt tulee yksilöidä riittävällä tavalla, jotta rekisterinpitäjä voi käsitellä ne. Rekisterinpitäjä voi pyytää lisätietoja rekisteröidyn henkilöllisyyden todentamiseksi.

8. Tietoturva

Henkilötiedot suojataan asianmukaisin teknisin ja organisatorisin keinoin. Pääsy tietoihin on vain niillä henkilöillä, joilla on työtehtäviensä vuoksi siihen oikeus ja tarve. Henkilötietoja käsittelevät henkilöt ovat  salassapitovelvollisia. Rekisterinpitäjä huolehtii henkilötietojen suojaamisesta esimerkiksi käyttöoikeuksien hallinnalla, tietojärjestelmien suojaamisella, henkilöstön ohjeistuksella sekä muilla käsittelyn luonteeseen ja riskeihin nähden asianmukaisilla suojatoimilla.

9. Muutokset tietosuojaselosteeseen

Rekisterinpitäjä päivittää tätä tietosuojaselostetta tarpeen mukaan esimerkiksi palveluiden ja toiminnan kehittyessä, muuttuessa ja laajentuessa. Muutokset voivat johtua myös lainsäädännön, oikeuskäytännön tai  viranomaisen antamien ohjeiden muutoksista. Päivitetty tietosuojaseloste julkaistaan verkkosivuillamme. Kehotamme tutustumaan verkkosivuillamme olevaan tietosuojaselosteeseen säännöllisesti.